UAE Vision 2021 es una iniciativa que tiene como objetivo hacer los Emiratos Árabes Unidos (EAU), un país líder mundial. Entonces, cuando una revisión estratégica en 2016 reveló que el programa no estaba en camino de cumplir algunos de sus objetivos clave, el Ministerio de Asuntos de Gabinete y Futuro sabían que tenía que actuar rápido. "Había una urgencia, el tiempo corría", dice Huda Al Hashimi, asistente del director general de Estrategia e Innovación en la Oficina del Primer Ministro. En respuesta, el gobierno de los EAU lanzó la Iniciativa de Aceleradores de Gobierno: una estrategia iniciativa diseñada por la Oficina del Primer Ministro para abordar los desafíos más urgentes, desde reducir las muertes por accidentes de tránsito para mejorar el aire calidad, al empoderar a los empleados del gobierno y alentar una mayor colaboración interinstitucional. El reto: cada desafío debe ser completado en 100 días o menos.
Es un objetivo retador, incluso para los más ágiles startup de Silicon Valley, ni imaginarse para una entidad gubernamental grande. Sin embargo, la iniciativa Government Accelerators ha visto resultados impresionantes que ya mejoró la vida de 46.000 ciudadanos. Pero movilizar a todo el gobierno e introducir una metodología de desafío de 100 días, requiere más que priorizar objetivos y el establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI). "Nosotros nosdimos cuenta de que no podíamos tomar el camino convencional hacia la implementación de la estrategia ”, dice Al Hashimi.
Estos son algunos de los principios que ayudaron al Ministerio de Asuntos del Gabinete y Futuro a completar con éxito 40+ desafíos de alta prioridad, en un plazo de 100 días.
Promover compromiso en equipo y una eficaz colaboración interinstitucional.
Con cualquier implementación, el liderazgo debe firmemente establecer un compromiso compartido con las prioridades de entrega de la estrategia y reforzarlo. Por tal razón, la iniciativa de los aceleradores consiste en unmodelo de experiencia múltiple y gobernanza multifuncional, que incluye:
- Equipos de liderazgo: propietarios de un desafío que supervisan su éxito general. Ellos son responsables de seleccionar y nombrar empleados para el equipo de aceleración.
- Patrocinadores: Nominados por miembros del equipo de liderazgo para actuar como el puente entre el liderazgo y el equipo de aceleración. Guían y apoyan a los equipos.
- Equipos de aceleración: Compuesto por 10 a 12 empleados de primera línea cruzados con varias funciones y conjuntos de habilidades. Estos agentes de cambio apasionados, tienen autonomía y responsabilidad para hacer el trabajo.
- Entrenadores: mientras que los patrocinadores proporcionar los detalles de un desafío, los entrenadores facilitan discusiones y actividades a su alrededor. Ellos también fomentan la innovación, colaboración continua, compromiso, coordinación y asociación entre múltiples partes interesadas.
Este modelo de gobernanza empodera a los empleados de primera línea para tomar decisiones rápidas e impactantes, al mismo tiempo que proporciona un fácil acceso a los patrocinadores y entrenadores para recibir retroalimentación y apoyo. Además del compromiso efectivo del equipo y colaboración entre entidades entre el gobierno federal y entidades del gobierno local, el ministerio se unió en cooperación con el sector privado, académico instituciones y organizaciones comunitarias. "Nosotros queríamos dejar claro que la visión de EUA pertenece al país ”, dice Al Hashimi “El sector privado también tiene un papel clave en eso.
Un ejemplo perfecto es la iniciativa de los aceleradores para mejorar la calidad del aire. En este caso, el Ministerio de Cambio Climático y Medio ambiente trabajó con Emirates Global Aluminum (EGA), uno de los principales productores de aluminio y el tercero más grande generador de electricidad en los Emiratos Árabes Unidos. Para ayudar a que el gobierno EAU cumpla su objetivo de tener aire limpio, EGA acordó reducir sus emisiones de NOx en un 10% utilizando tecnologías de General Electric que son diseñadas para reducir las emisiones en algunas de las plantas de energía de EGA. Esta colaboración público-privada ayudó al gobierno a mejorar la calidad del aire a una tasa equivalente a retirar 449,960 automóviles de las calles en solo 100 días.
Gobernar a través de transparencia para generar confianza
Permitiendo la colaboración entre entidades tan dispares,requiere un alto grado de transparencia y confianza. Desde el principio, los líderes de varios equipos deben sentarse, discutir y decidir sobre desafíos comunes, profundizando en las causas fundamentales. Una vez la iniciativa está en marcha, se anima a las entidades a compartir información para mejorar los procesos internos, estructuras organizativas y datos, o cualquier cosa que podría ayudar a mover las cosas hacia un objetivo común.
Por ejemplo, Al Hashimi apunta al Ministerio del Interior y su desafío para reducir la tasa de muerte de accidentes de tráfico. Al principio, ella dice, el ministerio no creía que fuera factible reducir la tasa más del 10%. "Fue un gran desafío para hacerles pensar que era posible porque no habían podido lograrlo de forma convencional”, dice Al Hashimi.
Sin embargo, agrega: "De lo que se dieron cuenta cuando entraron en la iniciativa de aceleradores de gobierno fue que no estaban solos. No fue solo el Ministerio del Interior en el trabajo, había otras 15 organizaciones que trabajan con ellos estaban igualmente comprometidos con el logro de su objetivo ". Al ser transparente sobre sus dificultades, y colaborando con entidades como Policía de Dubai, Ambulancia Nacional y Tráfico de los
Emiratos, el Ministerio del Interior logró una reducción del 63% en las muertes en carretera en cinco de las carreteras más peligrosas del país.
Revisar iniciativas en curso antes de comprometerse con nuevas
El modelo de gobernanza eficaz, planes claros en el comienzo de cada viaje de 100 días y KPI’s específicos, ayudan a mantener la iniciativa de aceleradores gubernamentales en marcha. Para sostener el éxito transformacional, la cartera de iniciativas estratégicas es evaluada regularmente para que los equipos puedan realizar activamente corregir y cambiar las prioridades si es necesario.
Por ejemplo, a la mitad de los 100 días de cada desafío, los equipos de aceleración se reúnen para un taller de revisión de punto medio, donde reflexionan sobre su progreso hasta la fecha y actualizar su plan de trabajo para asegurarse de que alcancen su objetivo para el día 100.
Los miembros también intercambian ideas para superar barricadas y presentarlas a sus patrocinadores.
Tomemos, por ejemplo, el desafío de los 100 días para documentar a los niños recién nacidos de ciudadanos de los EAU. Un taller de revisión intermedia reveló que los factores
como equipos grandes, sistemas dispares, leyes y mala comunicación entre las partes interesadas estaban impidiendo que el equipo cumpliera con su reto de 100 días. Tras una cuidadosa revisión, el el equipo de aceleración ideó una solución: renunciar tarifas para el registro de recién nacidos, proporcionar hospitales con el equipo necesario para soportar el nuevo proceso y coordinar con cada entidad Oficina de Comunicación para comercializar mejor la campaña.
Al abordar activamente los problemas con la correcta gobernanza, liderazgo, rigor y presentación de informes de capacidades, el equipo pudo rápidamente corregir el curso y entregar documentos para 200 recién nacidos a tiempo.
Acepta que eres responsable de la entrega de la estrategia que diseñaste
Proporcionar a los empleados el poder de supervisar el progreso de la implementación es una forma de asegurarse de que la estrategia genere resultados y alcance sus metas. "Las personas en el suelo son las que están liderando”, dice Al Hashimi. "Ellos son los los que necesitan la libertad y la autoridad para empujar límites y experimentar ".
Por esta razón, a los miembros del equipo de aceleración les es dada autonomía y responsabilidad sobre sus metas, curso de acción y resultados. Un agresivo plazo de 100 días refuerza aún más la responsabilidad y propiedad mientras se fomenta el enfoque nítido para los equipos.
Adhiriéndose a los principios de ejecución de la estrategia como el compromiso del equipo, la transparencia y rendición de cuentas de las partes interesadas, la Iniciativa de aceleradores de gobierno afectó positivamente la vida de miles de vidas. Pero también marcó el comienzo de una nueva etapa que seguirá fortaleciendo los esfuerzos de entidades gubernamentales para realizar la Visión EUA 2021.
Resumen realizado por Luis Jansen, Voluntario Brightline PMI Rep. Dom.
Fuente: Built For Speed: How Swift Strategy Execution is Improving the Lives of UAE Citizens.