IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE COSTOS EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Por: Elaine Josefina Chechile Aparicio | Gerente de Operaciones en IDS Colombia SAS
El objetivo del área de conocimiento “Gestión de Costos”, principalmente es costear las actividades requeridas para la ejecución del proyecto de forma planeada, con el fin de determinar el presupuesto, para su ejecución y control.
Por otra parte, mediante la gestión de costos, se podrá establecer el flujo de caja del proyecto estimado, con el cual se podrá detectar necesidades de financiamiento en el proyecto, para gestionar oportunamente planes de financiamiento propio o por terceros, con la mayor eficiencia posible para evitar sobrecostos por interés o comisiones no estimadas, así como afectaciones en la ejecución del proyecto por falta de recursos financieros.
Es importante para establecer la estructura de costos del proyecto, considerar como mínimo los costos directos; costos indirectos; costos propios del proyecto: bonificaciones, contratación de recursos por demanda, estudios especiales, manejo de gastos de viaje, atención cliente, riesgos, adquisiciones, partida de contingencias o reservas, estipendio o ganancia esperada, entre otros.
Generalmente, la gestión de costos es compartida por varios departamentos de la organización, por ejemplo en las Empresas de Servicios de Ingeniería, los procesos o actividades de planificación de la gestión de costos, estimación de costos y determinación del presupuesto son realizados por el departamento de comercialización, mientras que el control de los costos es una actividad realizada en la Gestión del Proyecto por la PMO, y desde allí se actualiza la planificación de la gestión de costos, con base en los componentes del Plan de Dirección de Proyecto principalmente del Plan de Gestión de Alcance y Plan de Gestión de Cronograma, con el fin de determinar y gestionar el flujo de caja del proyecto durante su ejecución, con base en los hitos físicos o financieros de los entregables, para detectar financiamientos requeridos, e informar a la organización oportunamente para que gestione los recursos financieros para alcanzar los objetivos establecidos del proyecto.
En empresas de ingeniería, el control de costos, usualmente se basa en el control del presupuesto bajo unidad de horas hombre. Adicionalmente el presupuesto contiene partidas tales como gastos de actividades presupuestados para ejecutar en el proyecto (visitas a campo, reuniones en oficinas del cliente), y costos como contratación de servicios técnicos: estudios especiales o personal por demanda, entre otros.
En la Gestión de Costos, un proceso fundamental es realizar el control integrado de cambios, de manera que se incorpore cualquier cambio del proyecto en línea con los costos asociados del mismo, para garantizar los recursos financieros en concordancia con lo contractual del proyecto, es decir que haya equilibrio entre costos e ingresos, datos de entrada para el control y monitoreo del comportamiento de flujo de caja del proyecto.
En proyectos de ingeniería algunas veces el flujo de caja se ve afectado por las demoras del proceso de revisión y aprobación de entregables del proyecto, procesos burocráticos para la presentación de planillas de pago, así como por demoras en aprobación de solicitudes de cambio, lo cual genera mayores costos de financiamiento de los estimados para el proyecto, imputables a las partidas de reservas o ganancias esperadas.