LA IMPORTANCIA DE UNA CORRECTA Y CLARA DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Cuando se emprende el desarrollo de un proyecto siempre es con el objetivo de cubrir alguna necesidad existente dentro de una organización, comunidad, ciudad o algún lugar en general. Ese proyecto se desarrolla bajo ciertos parámetros que deben cubrirse para que éste pueda cumplir con el objetivo y entregar el resultado que se espera.
En la etapa de inicio del proyecto uno de los primeros documentos que debe desarrollarse, según las mejores prácticas recomendadas por el PMI, es el Acta de Constitución. En este documento se coloca toda la información general del proyecto, llamada también información de alto nivel, la cual brinda un panorama general de lo que se desarrollará. Como nos encontramos en la etapa inicial del proyecto no se cuenta con información detallada, solo con datos generales o referenciales. De acuerdo con los datos o información con la que se cuente, este documento puede contener, por ejemplo: objetivos generales del proyecto, requerimientos iniciales, descripción general del producto, descripción general del alcance, presupuesto de alto nivel, cronograma de hitos, riesgos iniciales, interesados identificados y toda la información inicial que se pueda identificar para tener un documento referencial de inicio que guíe el proyecto hacia la etapa de planificación.
En la etapa de planificación, lo primero que debe hacerse es definir el alcance del proyecto. Se puede decir que el alcance es el “corazón” del mismo porque a partir de su definición se van a determinar las otras variables que tendrá el proyecto. El alcance ayuda a conocer principalmente 2 elementos fundamentales:
- El alcance del producto, el cual es una descripción detallada y precisa de las características y funcionalidad que tendrá el producto, servicio o resultado a desarrollar.
- El alcance del proyecto, el cual representa todo el trabajo y esfuerzo que se debe llevar a cabo para crear el producto, servicio o resultado que se ha especificado en el alcance del producto.
Para comenzar a definir el alcance del proyecto se puede utilizar como elemento principal el Acta de Constitución ya que en este documento se colocó, entre mucha otra información, una descripción general del alcance del proyecto, pero solo de alto nivel. Esta información sería el inicio para comenzar a detallar de forma específica el alcance del proyecto, ya que este alcance debe ser un documento claro, explícito, preciso y muy bien detallado tanto del producto como de todo el trabajo que se debe realizar. Esta descripción detallada del producto y el trabajo brinda una idea de qué tan complejo o no puede ser todo el esfuerzo que se deberá realizar en el proyecto.
Conociendo a detalle el producto a desarrollar y el trabajo a realizar, se puede identificar los demás elementos que deberá tener el proyecto para que pueda ejecutarse. Estos pueden ser:
- Los recursos que se necesitarán para el desarrollo del producto o servicio. Se conocerá el tipo de perfiles de los recursos humanos, así como los materiales, insumos, maquinarias, equipos e infraestructura.
- El tiempo que tomará ejecutar el proyecto dependiendo del producto a desarrollar y la complejidad del trabajo a realizar.
- El presupuesto de se invertirá en el proyecto dependiendo del producto a desarrollar, la complejidad del trabajo y de todos los recursos que se necesitarán.
- La calidad que se debe implementar en base a los requerimientos solicitados por el cliente.
- Las comunicaciones que deberá manejarse en el proyecto de acuerdo con las necesidades de los interesados, es decir los informes, reportes, avances, reuniones, nivel de detalle de la información, forma de comunicación establecidas para conocer el estado del proyecto.
- Los riesgos que tendrá el proyecto, tanto positivos como negativos, de acuerdo con el producto a desarrollar y el trabajo a realizar.
- Las adquisiciones que se deberán realizar y servirán de apoyo o insumo necesario para desarrollar el producto o llevar a cabo el trabajo del proyecto.
- Los interesados del proyecto que se van a identificar y que estarán involucrados de acuerdo con el producto a desarrollar y al trabajo a realizar.
- Cualquier otra variable adicional que se irá identificando y que será necesaria para la correcta ejecución del proyecto.
La identificación de todas estas variables es de acuerdo con la descripción del alcance, por lo que resulta sumamente importante que se especifique detalladamente lo que se hará en el proyecto, tanto a nivel de producto o servicio como a nivel del trabajo y esfuerzo. Con esta descripción detallada del alcance se podrá comenzar a planificar las otras áreas de conocimiento como cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, interesados y cualquier otro elemento o actividad que requiera planificarse.
¿Qué pasaría si no se tiene una descripción detallada del alcance?, o ¿qué pasaría si se tiene un alcance incompleto? si ocurriese esa situación el proyecto tendría asociado varios riesgos porque habría muchas variables que no podrían planificarse adecuadamente, lo que llevaría también a una inadecuada ejecución y no se realizarían correctamente las actividades.
Algunos de los riesgos asociados con una definición del alcance incompleta o poco detallada podrían ser los siguientes:
- No se conocería los tipos de recursos a necesitar en el proyecto, con lo cual no se podría armar un equipo adecuado ni saber qué recursos de la empresa se necesitarán o qué recursos se comprarán a proveedores externos.
- No se podría establecer el presupuesto total del proyecto, ya que no se conocen exactamente los recursos que se necesitarán.
- No se podría establecer un tiempo para el proyecto al no conocer todo el trabajo a realizar.
- No se sabría con exactitud todos los requisitos del proyecto y no se sabría el nivel de calidad que se necesita implementar.
- No se sabría si se necesitará recurrir a proveedores externos para realizar alguna compra, alquiler o subcontratación de productos o servicios.
- No se conocería qué partes interesadas estarán relacionadas al proyecto, por lo tanto, no se podrá realizar una correcta identificación y gestión de interesados.
- Habría numerosas solicitudes de cambio porque los interesados que no han sido identificados tendrán impacto sobre el proyecto a través de su poder, interés, influencia, requisitos, necesidades y expectativas. Un proyecto con demasiadas solicitudes de cambio es un proyecto que se irá ejecutando por partes en lugar de generar entregables.
Así como estos riesgos, también habrá otros que poco a poco irán apareciendo a medida que se avanza sobre un proyecto con un alcance incompleto o que cuenta con una mala definición.
Como conclusión, se puede decir que realizar una buena definición del alcance, tanto del producto como del proyecto, resulta importante para asegurar que las siguientes actividades se puedan planificar de forma adecuada. El alcance es el punto de partida para establecer las bases del proyecto y lo que éste conlleva. Si no existe la definición adecuada, pueden ocurrir situaciones riesgosas y de conflicto que solo traerían consecuencias negativas para el equipo de proyecto y la organización.
Sobre el autor: Miguel Ramos Bernales, Project Management Professional (PMP), Risk Management Professional (PMI-RMP), Scrum Master Certified (SMC), Microsoft Certified Technology Specialist, Microsoft Project 2013, Certified ITIL Foundations v3.